AOPOS TOUCH · Manual de la caja (personal de sala)

Este manual es para quien usa la caja cada día: encender, iniciar sesión, abrir mesas, pedir, enviar la comanda, sacar tickets, cobrar, reparto a domicilio y cierre del día. Para dar de alta platos y menús en la gestión hay otro manual, Platos y menús. Los nombres de las teclas son los que aparecen en pantalla; su posición y tamaño se pueden cambiar en Ajustes, así que las capturas mandan.

1Encender, iniciar sesión, cambio de turno

1.1 Encender

1. Encienda la caja y espere a que Windows llegue al escritorio.
2. Haga doble clic en el icono AOPOS TOUCH del escritorio. El programa elige solo la versión más reciente; la ventana negra que aparece un momento es normal.
3. A los pocos segundos entra en la pantalla principal. Si en vez de eso sale la ventana Configuración local, es que no conecta con la base de datos: avise a la persona que lleva la informática del local.

1.2 Iniciar sesión

El local puede estar configurado de dos maneras; pregunte al encargado cuál:

• Sin inicio de sesión: al encender entra directamente en la pantalla principal y las operaciones quedan a nombre de la cuenta Cajero. Para usar funciones de encargado (descuentos, anular pedidos, informes) pulse Cambiar usuario en la pantalla principal e introduzca la contraseña.
• Con inicio de sesión: al encender sale la ventana de acceso. Primero elija su nombre arriba, luego escriba la contraseña y pulse Aceptar. Si no eligió a nadie avisa «Seleccione un usuario primero»; si la contraseña está mal, Contraseña incorrecta.

1.3 Cambio de turno y salir

• Cambio de turno: en la pantalla principal pulse Cambiar usuario, elija a la persona siguiente y escriba su contraseña. El idioma de la pantalla cambia según lo que tenga configurado esa persona.
• Cerrar al final del día: pulse primero Salir en la pantalla principal y, cuando el programa se haya cerrado, apague el ordenador. Si corta la corriente directamente, ese día queda anotado un cierre anormal.

2Pantalla principal (mesas)

2.1 Mesas

• Cada tecla es una mesa y muestra su número. Las mesas con pedido cambian de color según el punto en que están: naranja si ya se envió la comanda, verde si se imprimió la cuenta, amarillo si ya tiene factura, azul verdoso si se dividió. Las mesas libres llevan el color de fondo.
• Pulse una mesa libre para abrirla y pasar a la pantalla de pedido. Pulse una mesa ocupada para entrar en su pedido.
• Si el local tiene activado el modo plano, las mesas están colocadas como en el salón; se pulsan igual.
• A la derecha puede escribir el número de mesa directamente: teclas numéricas y A, B, C, D, y luego Entrar. Es la forma más rápida para quien ya conoce los números.
• Si una mesa ya tiene factura y el cliente quiere pedir más, vuelva a pulsar esa mesa: el sistema pregunta si abre un segundo pedido en la misma mesa.

2.2 Parte superior e inferior

• Arriba se ven la hora y la persona que ha iniciado sesión. La cuenta de encargado también ve N mesas · total.
• Fila inferior: Informes, Cierre, A domicilio, Cierre repartidor, Actualizar, Cajón, Gestión, Salir, Cambiar usuario. Las teclas para las que no tenga permiso avisan Permiso insuficiente.
• Actualizar: si los colores de las mesas no cuadran, púlsela para volver a leer.
• Cajón: abre el cajón sin cobrar. Queda registrado en el registro de operaciones.

3Pantalla de pedido

3.1 Partes de la pantalla

• Lista del pedido (izquierda): lo que lleva este pedido. Columnas: código, cantidad, plato, precio, total, descuento de línea; la última columna es la casilla para dividir mesa. Doble clic en la cabecera amplía la lista a toda la mitad izquierda; otro doble clic la devuelve.
• Familias y platos (arriba a la derecha): primero la familia, luego el plato. Las teclas de plato se ordenan desde la columna de la derecha hacia abajo, así la primera queda más cerca de la mano. Si no caben, pase página con ◀ Ant. y Sig. ▶.
• Teclas de función (tres filas abajo a la derecha): comanda, recibo, factura, factura completa y cobrar son las más usadas y van en un color más oscuro.
• Teclado numérico: las dos filas de arriba son +, −, Borrar plato y ▲, ▼, ←; debajo, los números, el punto decimal, Entrar y ← Volver.
• Barra de estado (abajo del todo): factura, descuento, servicio, personas, base, IVA, total.
• Nota del pedido: recuadro de solo lectura en la esquina inferior derecha con lo que escribió el cliente al pedir por QR (por ejemplo una alergia). No se puede cambiar.

3.2 Añadir platos

• Pulse la tecla del plato y aparece una línea más en la lista. Si vuelve a pulsar el mismo plato, la cantidad sube uno (los platos iguales se juntan en una línea; los que llevan nota no se juntan).
• Varias unidades de una vez: escriba primero el número en el teclado numérico y luego pulse el plato. Escribir 3 y pulsar Coca-Cola son tres.
• Por código: escriba el código en el teclado numérico (si lleva letras, con el teclado físico) y pulse Entrar.
• Buscar: escriba parte del nombre, pulse la tecla y elija en el resultado.
• Las teclas de grupo dentro de una familia (por ejemplo Helados) abren otro nivel donde se elige el sabor; ← Volver sube un nivel.
• Las teclas de menú abren la ventana de apartados, uno por pantalla; véase Platos y menús.

3.3 Seleccionar una línea, cambiar cantidad, borrar un plato

• Primero seleccione la línea: tóquela, o muévase con ▲ y ▼.
• + y −: la línea seleccionada sube o baja una unidad.
• Cantidad: escriba un número y pulse la tecla; la línea seleccionada pasa a esa cantidad.
• Borrar plato: quita la línea seleccionada. Si aún no se envió a cocina, se borra sin más; si ya se envió, queda una anotación de anulación que se comunica a cocina junto con los platos nuevos la próxima vez que pulse Comanda, y la pantalla avisa «Quitado. Se avisará a cocina con la próxima comanda». Borrar un plato ya enviado a cocina requiere permiso.
• Los platos de un menú no se borran sueltos: al pulsar Borrar plato el sistema pregunta si lo cambia por otro o si anula el menú entero.

3.4 Notas

• Seleccione una línea y pulse NOTA: salen las notas habituales y puede marcar varias (por ejemplo Sin cebolla y Poca sal); abajo se ve la frase resultante en tiempo real. Pulse Aceptar para guardarla.
• Para escribir algo que no está en las habituales, pulse Teclado.
• La nota sale en la comanda debajo de ese plato; en el ticket no se imprime.

3.5 Precio, descuentos, servicio, personas

• Cambiar precio: seleccione la línea, escriba el nuevo precio y pulse Precio; o escriba directamente 12.50 y pulse Entrar. Requiere permiso de descuentos.
• Descuento de línea: seleccione la línea, escriba el porcentaje y pulse Dto. línea; 10 es un 10 % de descuento. Requiere permiso.
• Descuento total: escriba el porcentaje y pulse Dto. total; se aplica a todo el pedido. Requiere permiso.
• Servicio: escriba el porcentaje y pulse Servicio.
• Personas: escriba el número y pulse Personas; el cierre y los informes lo usan.
• Precio 1: la tarifa que usa este pedido. La zona de la mesa ya la fija sola (salón, terraza, para llevar) y normalmente no hay que tocarla; cada pulsación pasa a la siguiente tarifa y la tecla muestra cuál está activa.
• Nombre plato: cambia el nombre de un plato solo para este pedido. Escribir más de 6 caracteres y pulsar Entrar lleva aquí también.

3.6 Enviar la comanda

• Pulse Comanda: los platos que aún no se enviaron van a la impresora de cocina que les toca, en el pase sale a la vez el ticket de pase y la pantalla de cocina se actualiza. Los platos borrados desde la última vez se comunican a cocina en este momento.
• Si a un menú le falta un apartado por elegir, se detiene y dice qué menú y qué apartado.
• Prisa/Espera: seleccione un plato (sin selección, la mesa entera), pulse la tecla y elija una de las tres órdenes: prisa, espera o marchar. Solo se puede sobre platos ya enviados a cocina.
• Si a los 45 segundos de enviar la comanda la pantalla de cocina no confirma que la recibió, sale un aviso: el papel ya salió, avise a cocina de palabra.
• Si la impresora no responde sale una ventana; arréglela y pulse Reimprimir.

3.7 Cambiar de mesa, dividir mesa

• Cambiar mesa: escriba la mesa de destino y pulse Cambiar mesa. Se traslada el pedido entero.
• Dividir mesa: marque en la última columna de la lista los platos que se van, escriba la mesa de destino y pulse Dividir mesa. La mesa de destino tiene que estar libre. Los menús van enteros, el descuento y el servicio se mantienen en proporción y la suma de los dos pedidos no cambia.

3.8 Otras teclas de función

4Tickets: recibos y facturas

4.1 Tres papeles

• Tras emitir la factura, el cliente ya no puede pedir por QR en esa mesa; para añadir platos, el camarero abre un segundo pedido en la misma mesa.
• En modo demostración, o en el periodo de prueba sin datos fiscales registrados, la cabecera lleva DEMO y no es una factura oficial.

4.2 Reimprimir, rectificar, sustituir, guardar en PDF

Escriba el número de factura y pulse Factura (basta con los dígitos: 32 se completa solo a 000032). Sale la ventana Operaciones sobre la factura:

• Reimprimir (duplicado): otra copia, con DUPLICADO en la cabecera.
• Factura rectificativa: anula la factura entera en negativo; elija el motivo y la forma de devolución (efectivo o tarjeta) y se emite en el acto una factura R. Requiere permiso de rectificación. Si lo que hay que cambiar es el importe, rectifique y vuelva a pedir y facturar.
• Cambiar por factura completa: el cliente pide después sus datos en la factura; se emite una F3 que sustituye a la simplificada, con el mismo importe.
• Guardar PDF: no imprime; guarda un archivo.

5Cobrar

5.1 Ventana de cobro

• Se abre con Cobrar. Arriba: mesa, número de pedido, a cobrar, cobrado y cambio.
• Teclas Efectivo, Tarjeta, Otros: escriba el importe y pulse una para asignarlo a esa forma de pago. Si todo va por una sola forma, pulse directamente Pago total.
• +Efectivo, +Tarjeta, +Otros: en un pago mixto se van sumando uno a uno.
• Reiniciar lo borra todo para empezar de nuevo; Confirmar contabiliza el cobro.
• Propinas: si el cliente dice quédese el cambio, pulse Cambio = propina; si da una propina aparte, +Propina efec. o +Propina tarj.. La propina no entra en la venta; solo cuenta en el cuadre del cierre.
• Teclado físico: las teclas numéricas escriben el importe, Intro equivale a cobrar todo en efectivo (si ya repartió el importe, Intro es confirmar) y Esc cancela.

5.2 Después de cobrar

• Si el pedido no tenía factura, al cobrar se emite sola una factura simplificada y sale por la impresora.
• Al cobrar en efectivo el cajón se abre solo.
• La mesa queda libre y vuelve a la pantalla principal.

5.3 Máquina de cambio

Si el local tiene máquina de cambio automática, la ventana de cobro muestra una tecla más, Cobrar en la máquina: al pulsarla el cliente introduce el dinero en la máquina, esta devuelve el cambio y el cobro se contabiliza solo al terminar. A medio camino, «Cancelar (devolver lo introducido)» devuelve lo que ya entró. Si la máquina avisa de que falta cambio o de un billete atascado, siga lo que dice la pantalla.

6Reparto a domicilio

6.1 Abrir un pedido a domicilio

1. En la pantalla principal pulse A domicilio, escriba el teléfono del cliente y pulse Entrar.
2. Si el teléfono ya tiene ficha, se cargan sus datos y entra al pedido; si no, sale Ficha de cliente nuevo: rellene nombre, calle, número y código postal y pulse Guardar y pedir. Rellene al menos la calle o el nombre; si no, el repartidor no sabe adónde llevarlo.
3. Se pide igual que en sala; el precio pasa solo a la tarifa para llevar.

6.2 Enviar y liquidar

• Después de imprimir la cuenta o la factura, pulse Enviar y elija el repartidor.
• Cuando el repartidor vuelve con el dinero: en la pantalla principal pulse Cierre repartidor, elija al repartidor, verá sus pedidos pendientes y el importe a entregar; escriba lo entregado (o pulse Poner el total), si hay diferencia anote el motivo y pulse Confirmar. Los pedidos sin factura se facturan solos en ese momento.

6.3 Pedidos que llegan por internet

Los pedidos hechos en la web de reparto del local o por QR entran solos: aparecen entre las mesas o en la lista de reparto y cocina recibe la comanda automáticamente. Si algún plato está retirado de la venta, el pedido no entra y el cliente ve un aviso en su pantalla.

7Cierre, informes, cajón

7.1 Cierre del día

1. En la pantalla principal pulse Cierre. Por defecto es hoy; para cerrar el día anterior pulse Anterior.
2. La ventana muestra documentos, total, efectivo, tarjeta y reparto.
3. Pulse Cerrar el día; al terminar pregunta si quiere imprimir. También puede Exportar PDF o Exportar Excel.
4. Si cerró mal, Anular cierre y vuelva a empezar.
5. En locales con máquina de cambio hay una tecla Máquina: consultar existencias, reponer cambio, vaciar el cambio al cofre y retirar el cofre. Al final del turno se hace en ese orden.

7.2 Informes

En la pantalla principal pulse Informes para entrar en el centro de informes: diario, detalle del día, propinas, mensual, ventas por plato, pedidos borrados y más. Cada pestaña se puede exportar a Excel o enviar con Enviar por correo a la dirección configurada en el local. Requiere permiso de informes.

8Anular un pedido

• Pulse Anular pedido, o escriba 000 y pulse Entrar.
• Un pedido vacío se borra sin más. Si tiene platos hay que elegir el motivo: mesa equivocada, el cliente ha anulado, otro motivo. Si ya se imprimió algún ticket hace falta permiso de anulación; un pedido con factura no lo puede anular nadie: hay que hacer una factura rectificativa.
• Si ya se envió la comanda, puede marcar Imprimir anulación en cocina para avisar; si los platos ya están servidos, desmárquelo.

9Avisos habituales y qué hacer

10Teclado físico